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Dental Tribune Édition Française No.10, 2017

6 TRAÇABILITÉ Dental Tribune Édition Française | Octobre 2017 Les traçabilités au cabinet dentaire Certaines traçabilités en dentaire sont très souvent non réalisées par ignorance de leur nécessité. Pourtant, les traçabilités servent à sécuri- ser votre exercice. Elles servent à améliorer des produits ou des appareils médicaux. Face à des industriels qui parfois ignorent les alertes des utilisateurs, la réalisation par exemple d’une déclaration de matériovigi- lance de ces défauts, (qui présentent un risque pour votre santé ou celle de vos pa- tients), auprès de l’ANSM (l’Agence Natio- nale de la Sécurité des Médicaments), per- mettra à celle-ci de faire pression sur les fa- bricants pour corriger ces dysfonctionne- ments. Cet organisme qui gère une multitude de traçabilités est directement sous la tutelle du ministère de la santé, ce qui lui confère un grand pouvoir exécutif vis-à-vis des fa- bricants. Le directeur peut après consulta- tion de ses experts, décider du retrait de la circulation d’un produit ou d’un appareil présentant un risque grave pour la santé. Les vigilances en dentaire à réaliser sont la cosmétovigilance, la matériovigilance et la pharmacovigilance. Pour ces trois vigilances, il existe deux ac- tions : le traçage quotidien, et la déclaration en cas de risque d’accident ou de danger. En- fin pour être complet il faut réaliser égale- ment les traçabilités élémentaires qui sont le dossier patient, et le document unique. Le tableau suivant vous permettra de si- tuer l’ensemble des traçabilités dans votre exercice quotidien. Ce tableau résume les traçabilités obligatoires à réaliser au cabinet dentaire. Celles de gauche sont imposées par le code de la santé et de déontologie ainsi que le code du travail ; celles de droites par la DGS direction Générale en Santé. Voyons dans le détail ces éléments et l’aide que votre logiciel dentaire peut vous apporter pour tout réaliser aisément. Pour commencer n’hésitez pas à consul- ter la notice du logiciel ou suivre des forma- tions pour le maitriser (au lieu de pester face à une difficulté d’exécution). Les exemples qui vont suivre proviennent du logiciel Juliew (version Julie Pro & Expert) que j’utilise au quotidien depuis 30 ans. Les traçabilités élémentaires : Pour les traçabilités élémentaires nous débuterons par le dossier du patient. C’est la plus réalisée par l’ensemble de la profes- sion (car obligatoire). Ce dossier doit être le plus complet possible. Nous retrouvons les éléments suivants : Lorsque vous cliquez sur le triangle jaune appa- raissent avec l’ascenseur de droite : Le compte ren- du, les traçabilités (matério et pharmacovigi- lances), et la traçabilité de la stérilisation pour cet acte. Chaque ligne est modifiable par traitement de texte pour s’ajuster à la situation. La seconde traçabilité élémen- taire est le document unique. Dès l’embauche d’un premier salarié (la technicienne de surface) le code du travail vous impose la réalisation de ce document. Il rassemble l’ensemble des informations concernant la sécurité dans votre structure. Il doit être rédigé en équipe à l’occasion de réunion réalisées pendant le temps de tra- – Les renseignements administratifs. – Le questionnaire médical complet, réac- tualisé en permanence ou une fois par an en cas d’absence de changement de situa- tion. – Le schéma de la bouche initiale (réalisé à la première consultation). – Le plan de traitement envisagé. – Les ordonnances et leurs motifs. – Les devis de prothèses et le consentement éclairé. – Les soins réalisés avec les radiographies et les images. – Les comptes rendus des examens radiolo- giques, et des chirurgies. – Les lettres des correspondants. Pour vous aider dans ce fastidieux dos- sier, l’utilisation d’un scanner format A4 est incontournable, si vous ne voulez pas crou- ler sous les papiers et désirez préserver les arbres. Éléments scannés toujours disponibles : les devis et consentements éclairés signés, les attestations des droits, les bilans de santés signés, les lettres des correspondants.w On utilise des couleurs différentes de celles choi- sies pour vos actes afin de bien différencier qui a fait quoi. vail. Ce document doit être toujours à la dis- position du personnel pour pouvoir le consulter à tout moment. Il sera exigé par les services de contrôle de la médecine du travail ou des ARS (Agences Régionales en Santé). Il est réactualisé tous les ans ou dès une modification d’appareil ou de local dans la structure. Il n’existe pas un formu- laire type à adapter, chaque cabinet est par- ticulier. Mais vous pouvez vous aider soit par l’intermédiaire de formation et en utili- sant les guides de l’ADF Le principe est simple il faut identifier par pièce quels sont les risques présents pour la santé des personnes, quel est leur ni- veau de dangerosité et la probabilité de leur survenue et enfin quels sont les plans d’ac- tion que vous avez choisis pour éviter leur apparition. Ici encore le logiciel dentaire bien para- métré peut vous simplifier la vie. En effet le module gestion du matériel vous alertera sur les maintenances des appareils à réali- ser. Comme la réalisation du cliché radiolo- gique de contrôle de qualité interne (à réali- ser chaque trimestre), la date de péremp- tion des produits de la trousse d’urgence, ou la requalification tous les 1000 cycles ou tous les 2 ans de votre autoclave. Vous devez également posséder toutes les fiches de sécurité (FDS) de tous les produits que vous utilisez pour les soins et pour l’en- tretient. Ces fiches sont disponibles gratui- tement chez les fournisseurs et sur les sites des fabricants. En les conservant au format numérique PDF, elles seront accessibles via le module gestion du matériel du logiciel dentaire. Paramétrage trimestriel des radios de contrôle de qualité interne. Au démarrage du programme des alertes apparaissent : Le motif d’une ordonnance est une obligation. Les indications inscrites à ce niveau apparaissent dans l’historique des soins mais pas sur l’ordon- nance. Depuis cet écran vous pouvez éditer le tableau de maintenance des appareils

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