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ePaper created 2018-04-06, 12:51:00 | version 1.38.0
opinion _ gestionali integrati Digitalizzare? Organizzare studio e business con strumenti digitali clinici e organizzativi Autore_Michele Rossini, odontoiatra in Monguzzo (CO) I nformatizzare significa in sostanza cam- biare supporto. Quello che prima avevo su un foglio di carta oggi è in un computer, stessa cosa per un’immagine o una scansione 3D di un og- getto reale. Stiamo parlando di dematerializza- zione. Prima ancora di chiedere come fare a de- materializzare col digitale ci si dovrebbe fermare e capire perché e cosa si sta facendo, cosa vuol dire documentare quel che si fa, accumulare tan- te informazioni in modo ordinato sulle attività svolte e sui propri compiti per trovarle in modo efficace quando serve. Il primo obiettivo nell’agenda digitale dello studio è capire il perché della raccolta dati (di ogni genere, anagrafici, anamnesi, diari clinici, radiogra- fie, fotografie e scansioni intra ed extraorali etc…), gli obiettivi e le procedure quali sono e di chi sono le responsabilità. In questo senso il problema non è l’informatica, ossia scegliere un software o uno scanner rispetto ad un altro. La digitalizzazione in realtà è un processo dove si comincia sempre dalla fine. Lincoln diceva: «Se ho otto ore per abbattere un albero, sette le userò per affilare l’ascia». Prima dev’essere chiaro l’obiettivo, il risultato da ottenere, per scegliere in modo critico cosa è utile digitalizzare e cosa no, visto che digitaliz- zare significa prendere un dato e trasformarlo in un’informazione consultabile e utile al momen- to e nel posto giusto. Se si ragiona in termini di processo, si hanno di fronte gli stessi problemi con le tavolette di argilla ad Alessandria o con i codici di migliaia di anni fa. Lo stesso grattacapo: trasformare i dati archiviati in informazioni utili al momento opportuno per decisioni riguardanti la propria attività in modo strategico in ambito organizzativo e clinico. Unica differenza: oggi si è in grado di archiviare i dati su un supporto di- gitale più veloce, affidabile e versatile. Potenzialmente ogni processo è digitalizzabile: per rimanere nello studio, dai processi di segreteria con la gestione dell’agenda, alla relazione e comu- nicazione col cliente con uso corretto dei social, al controllo di gestione con raccolta dati sull’attività, agli aspetti clinici o meglio dell’erogazione del servi- zio. In ogni azienda (e negli studi) esistono tre livelli di organizzazione, con processi digitalizzabili: _ Operativi - Concorrono al raggiungimen- to degli obiettivi. Qui in grande maggio- ranza le decisioni sono strutturate, ossia assunte in base a regole predeterminate. Il digitale è utile poiché aumenta effi- cienza e affidabilità e riduce errori. Serve anche a creare e immagazzinare dati per i processi successivi o superiori. _ Direzionali/gestionali - Concorrono a tra- durre obiettivi di medio-lungo termine in una programmazione a breve controllan- done il conseguimento. Prevalgono le de- cisioni semi-strutturate secondo regole solo in parte predeterminate. Con la di- gitalizzazione si dirigono accuratamente le procedure favorendo il controllo di ciò che viene eseguito. Tipica di quest’area è Fig. 1_Gap digitalizzazione. 08 1_2018