DENTAL TRIBUNE NETHERLANDS EDITION SEPTEMBER 2019 REPORTAGE/INDUSTRIE 19 Tijdvreters in jouw praktijk - en hoe je deze kunt aanpakken door ‘lean’ te leren denken ten. Als je met de lean-methode het werk eenvoudiger wilt maken, dan is het natuurlijk het handigst om eerst te kijken naar activiteiten die eigenlijk onnodig zijn. Soms is daar wat dieper onderzoek voor nodig. Als je bijvoorbeeld meer dan 30 mi- nuten spoedtijd nodig hebt per dag, dan is het goed om te kijken wat de urgente afspraken precies inhouden. Gaat het om een patiënt die zich na een dag zorgen maakt over de napijn, te hoge restauraties of los gekomen tijdelijke kronen? Zulke afspraken kosten relatief veel tijd en kunnen vaak met een simpele controle of informatiebrief voorkomen worden. Verbeterkansen voor de praktijk Lean is een handige, beproefde me- thode om bedrijfsprocessen eenvou- diger en efficiënter te organiseren. Door gestructureerd en op verschil- lende manieren de processen in jouw praktijk inzichtelijk te maken, kun je tijd- en energievreters uit het systeem halen. Een veel voorkomen- de, niet direct zichtbare, tijdvreter is de verborgen administratiefabriek waar de receptiemedewerker mee te maken heeft. Deze bestaat vaak uit het herstellen van fouten. ‘Voor- raadbeheer’ en ‘beweging’, waarin bijvoorbeeld onnodig wordt gelopen of gezocht naar documenten, zijn andere bekende ‘verspillingsfacto- ren’ in de tandartspraktijk. Ook kan gekeken worden of spoedbehande- lingen relatief veel tijd kosten. Dit kan teruggedrongen worden met het inplannen van controles en in- formatiebrieven. Door tijdverspillers inzichtelijk te maken kom je op een spoor van grote verbeterkansen voor de praktijk. In het volgende nummer van Dental Tribune gaan we verder in op nog meer manieren om met lean-denken de tijdvreters in jouw praktijk de baas te worden. Meer weten over lean-trainingen voor jouw praktijk? Neem contact op met Dentiva voor de mogelijkheden. ADVERTENTIE oplossing wat hardnekkiger kan zijn, is het opnieuw indienen van nota’s. Dentiva, dat onder andere praktijkmanagementtrainingen verzorgt, ziet dat het aantal retro- cessies – de gevallen waarin een on- inbare vordering terug wordt gele- verd - in praktijken enorm verschilt. Dit heeft onder meer te maken met de relatie van de patiënt met de praktijk, de grootte van de praktijk en de locatie. In veel gevallen blijkt de oorzaak van retrocessies echter te liggen bij onjuiste codes. Het kost veel tijd en moeite om dit te corri- geren. Per retrocessie kun je zomaar 15 minuten bezig zijn. Dieper onderzoek Mensen hebben van nature moeite om goed in te schatten wat veel of weinig tijd kost. Soms maken we ons grote zorgen over dingen die weinig of niet voorkomen en weinig impact hebben. Daarentegen wor- den we door de alledaagse drukte in de praktijk soms misleid en hebben we niet door dat we onnodig veel tijd besteden aan taken of activitei- TEKST: ALEXANDER TOLMEIJER, TANDARTS EN MEDEOPRICHTER DENTIVA In de praktijk wordt hard gewerkt. De dagelijkse stroom van patiënten, telefoontjes en spoedgevallen vraagt veel energie. Langzaamaan kunnen er dan onhandige systemen of werkwijzen insluipen die veel onnodige tijd kosten. Een tandarts geeft zijn vakanties bijvoorbeeld te laat door en veroorzaakt zo veel werk en stress aan de receptie. Een assistent die een serie afspraken niet goed in de agenda zet, draagt bij aan veel stress in de behandelkamer, bij de patiënt en de receptie. Zelf heb je niet altijd door hoeveel tijd die dingen eigenlijk kosten, of je hebt niet de energie en tools om het op een andere manier te doen. Wat zijn de verborgen factoren die zoveel onnodige tijd kosten in de tandartspraktijk en wat kun je hieraan doen? Lean is een management-denk- wijze met verschillende principes en beproefde methodes om te zor- gen dat je alles wat je doet zo slim mogelijk aanpakt. Het besteedt veel aandacht aan de workflow en tools om foutloos te kunnen wer- ken. Lean toepassen op de tand- artspraktijk, betekent heel basaal kijken naar wat van waarde is voor de patiënt en hoe je dat zo efficiënt en eenvoudig mogelijk voor elkaar kunt krijgen. Om verbeterpunten inzichtelijk te maken, bekijk je met de lean-denkwijze eerst waar tijd verspild wordt. Er worden zeven verspillingssoorten gedefinieerd: fouten, overproductie, wachten, talenten niet gebruiken, transport, voorraad, beweging en te veel be- werken. Voor de tandheelkunde zijn ‘beweging’, ‘voorraad’ en ‘fou- ten maken’ meestal de belangrijkste verspillingsfactoren. De verborgen fabriek De fouten die in de praktijk worden gemaakt, vormen vaak een ‘verbor- gen fabriek’. Er gaat daarbij veel tijd verloren aan het herstellen van eigen fouten of aan die van ande- ren. Vaak wordt dit werk gedaan door receptionisten en adminis- tratief medewerkers. Een praktijk- voorbeeld. In één tandartspraktijk bleek opgeteld 23 dagen per jaar te worden besteed aan het verplaatsen van afspraken van patiënten, omdat de behandelaar verhinderd was. Pa- tiënten verplaatsen, zeker op korte termijn, is werk dat de receptieme- dewerker irriteert. Bovendien lokt het verplaatsgedrag van de patiënt uit. Het principe ‘als jij een keer af- belt, dan mag ik dat ook’, zit stevig verankerd in ons brein. Waarom noemen we dit een ‘ver- borgen fabriek’? Deze werkzaam- heden kunnen in stilte enorme energie- en tijdvreters zijn, omdat we het werk normaal gaan vinden. ‘Het hoort erbij’. Vaak wordt het niet bijgehouden en is er geen be- sef dat het zoveel tijd of geld kost. Het zichtbaar en voelbaar maken van de werkzaamheden kan flink helpen. Een eenvoudig turflijstje waarbij de receptie bijhoudt welke tandarts of mondhygiënist ver- hindering doorgeeft, wat de reden Betaalbaar ontzorgen met Best Dental support TEKST: IMELDA VAN DE WARDT WOERDEN De afgelopen periode is er veel veranderd binnen de mondzorg. Ketens schieten als paddenstoelen uit de grond, fabrikanten willen vaker zelfstandig de markt in en de hoeveelheid wetten en regels neemt als bij toverslag toe. Tandartsen worden inmiddels geacht om zowel zorgverlener als ondernemer te zijn. Best Dental support maakt mogelijk dat tandartsen zich weer volledig kunnen richten op hun primaire taak: het verlenen van uitstekende patiëntenzorg. Vijf jaar geleden richtte deskundige in de dentale groothandel Paul Kooij samen met tandarts en praktijk- houder Erik Tak de inkoopcoöpera- tie Best Dental buy op. De coöpera- tie – bestaande uit intussen ruim 75 praktijken – koopt gezamenlijk ver- bruiksmaterialen en instrumenten van A-merken in tegen de laagste prijzen. Ook kunnen praktijken er terecht voor support en delen ze mee in de behaalde winst. Met adviseur Patrick Leurs toege- voegd aan het team is het tijd voor de volgende stap: Best Dental sup- port. “De tandarts krijgt veel op zijn bord en ziet door de bomen vaak het bos niet meer,” vertelt Kooij. “Daarom hebben we een platform gecreëerd dat de zelfstandige tand- arts ontzorgt.” Met slechts één aanspreekpunt functioneert de co- operatie als ‘one stop shop’ voor alle dentale wensen en vragen. Denk bijvoorbeeld aan ondersteuning op het gebied van cursussen, opleidin- gen, inkoopbemiddeling, marketing, praktijkinrichting en -onderhoud, werving en selectie, wet- en regelge- ving en financiële zaken. “Maar ook voor werkkleding op maat met eigen logo’s of kleuren kunnen zorgverle- ners bij ons terecht,” vult Kooij aan. “Ik vind het belangrijk dat de gewo- ne tandarts in de straat kan blijven bestaan. Ik merk dat de patiënt dat ook graag wil.” Door verschillende professionele partners bij elkaar te brengen, kan Paul Kooij. FOTO: CAN STOCK PHOTO/MONKEYBUSINESS daarvan is en hoeveel patiënten zij daarvoor moeten verplaatsen, kost niet zoveel tijd. Het geeft wel heel veel inzicht. Doe dit ook met afspraken die af- gezegd worden door patiënten. Na drie maanden monitoren kan je redelijk betrouwbaar zien hoe vaak dit voorkomt, hoe ver van tevoren en om welke reden. In het eerder genoemde voorbeeld, waarbij me- dewerkers veel tijd kwijt waren aan het verplaatsen van afspraken, wer- den wijzigingen voor afspraken van drie maanden en verder vooruit niet meegeteld in het lijstje. Verrassend genoeg bleek dat de hoofdreden voor het verplaatsen van patiënten het ‘nemen’ van vakantie door de behandelaar was. Tandartsen en mondhygiënisten hebben een vrij beroep. Toch moet je je in teamver- band als behandelaar op zijn minst realiseren hoeveel werk je genereert door je vakantie laat door te geven. Een ander voorbeeld, waarvan de Best Dental support kwalitatief hooggewaardeerde producten en diensten leveren tegen een lage prijs. “Veel praktijken benaderen ons voor inkoop, ondersteuning bij financiële zaken zoals de boek- houding en het werven van goed getraind personeel.” Zo heeft Best Dental support een uniek wervings- en selectieconcept ontwikkeld. “We zien een wildgroei op het gebied van recruitment, waarbij veel bedrijven op dezelfde manier te werk gaan. Wij doen dit anders. De tandarts levert aan wat hij zoekt en wij schrijven een goede advertentie, die we door middel van onze unieke zoekmachi- ne verspreiden. Daarnaast is het mo- gelijk om een potentiële sollicitant een gratis basistest tandheelkunde af te laten leggen, om het kaf van het koren te scheiden.” Naast praktische zaken wil Best Dental support ook leuke mogelijk- heden bieden aan kleinere prak- tijken. “We gaan de optie creëren om een eigen glossy te maken met relevante en interessante dentale artikelen als gepersonaliseerde in- formatie.” “Best Dental support is de partner in de markt voor de zelfstandige praktijk die geen keten is, maar van dezelfde voordelen gebruik wil maken als een keten. Samen bereik je voordelen, maar je blijft wel zelf- standig in de markt staan.” Wilt u meer informatie of heeft u een vraag? Kijk op www.bestdentalsupport.nl. ICX, het FAIRE Duitse Premium Implantaatsysteem MAXIMALE KWALITEIT, FAIRE PRIJZEN, FAIRE PRIJZEN, TRANSPARANTIE! TRANSPARANTIE! OSSEOÏNTEGRATIE METEN IN ÉÉN SECONDE DECLARATIECODE J34 www.penguinrfa.nl www.penguinrfa.nl WIJ OVERTUIGEN AL 15 JAAR MET STABIELE PRIJZEN VOOR WIJ OVERTUIGEN AL 15 JAAR MET STABIELE PRIJZEN VOOR WIJ OVERTUIGEN AL 15 JAAR MET STABIELE PRIJZEN VOOR WIJ OVERTUIGEN AL 15 JAAR MET STABIELE PRIJZEN VOOR EEN ORIGINEEL DUITS/ZWITSERS IMPLANTAATSYSTEEM EEN ORIGINEEL DUITS/ZWITSERS IMPLANTAATSYSTEEM EEN ORIGINEEL DUITS/ZWITSERS IMPLANTAATSYSTEEM EEN ORIGINEEL DUITS/ZWITSERS IMPLANTAATSYSTEEM Boodtlaan 10 · 1796 BE De Koog · Tel.: 0222 - 76 90 11 E-mail: info@icx-implants.nl · Web: www.icx-implants.nl