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Dental Tribune Italian Edition

18 Dental Tribune Italian Edition - Giugno 2015Gestione dello Studio << pagina 17 Ogni poltrona può rappresentare la singola unità produttiva. Definiti gli indicatori occorre poi defi- nire i valori attraverso i quali la solu- zione definita può risultare corretta oppure inefficace (ad esempio, TAT, perunaspecificastazionedilavoro,in- feriore a 120 minuti e percentuale uti- lizzo della poltrona superiore all’80%). Tutto questo può essere fatto per de- cine di scenari e, una volta disegnato il presente, in tempi incredibilmente ridotti (il tempo necessario per una si- mulazione è di qualche minuto). Valutati tutti i possibili scenari, la scelta potrà essere effettuata su dati statisticamente e dinamicamente più accurati. Per dare una misura di quan- to siano efficaci questi strumenti, ri- porto dei grafici che rappresentano al- cuni parametri utilizzati (Fig. 5), quali KPI (Key Performance Indicator), in un processo di riorganizzazione di una struttura ospedaliera (Fig. 5). Il primo grafico illustra la riduzione dei tempi di degenza e trattamento dei pazienti acuti (si è ottenuto un risparmio pari ad otto nuovi posti letto) e il secondo il TAT del reparto ortopedia con un in- cremento di efficienza pari al 48%. L’insieme delle riduzioni delle ineffi- cienze ha conseguentemente ridotto i costi di esercizio per prestazione e mi- gliorato la produttività di oltre il 29% in cinque anni. Tornando allo studio odontoiatrico proviamo adesso ad im- maginare alcuni obiettivi o opportu- nità e successivamente comprendere quelli che potrebbero essere i possibili scenari da simulare: a. Incremento del carico di lavoro del …%. b. Introduzione di un nuovo tratta- mento clinico. c. Introduzione di una nuova stru- mentazione che dovrebbe consen- tire di ottenere una riduzione dei tempi e una maggior efficienza. d. Riduzione dello staff. e. Riduzione dei tempi di apertura dello studio. f. Apertura di un nuovo studio. Per ogni opportunità/obiettivo è pos- sibile simulare innumerevoli scenari, ad esempio se consideriamo l’oppor- tunità a) Incremento del carico di la- voro del …%, potremmo definire i se- guenti scenari: 1. Aggiungere un nuovo riunito e una assistente allo staff (risorse +++). 2. Aggiungere un nuovo riunito e ridistribuire la presenza delle assi- stenti (risorse ++). 3. Ridistribuire il carico di lavoro nel- la struttura attuale. 4. Incrementare le ore lavorative del- lo studio e ridistribuire il carico di lavoro (risorse +). Inquestocasolostrumentodisimula- zione virtuale ci consente di verificare se sia possibile ottenere l’obiettivo con il minor utilizzo di risorse (scenari 3 e 4); senza la simulazione avremmo probabilmente scelto lo scenario 1 che sicuramente permette di ottenere il risultato ma ha il massimo dispendio di risorse. L’enorme potenzialità dei sistemi di simulazione dinamica vir- tuale è sicuramente nel rendere visibi- le l’impatto di un cambiamento senza nessun rischio di investimenti di ri- sorse inutili. Inoltre il poter disegnare il presente (As Is) riesce a far toccare con mano quelle che sono le vere aree di inefficienza. Si può scoprire che dei tre riuniti presenti nello studio solo uno ha una percentuale di utilizzo corretta, mentre i rimanenti sono sot- toutilizzati; per cui se dovessimo fer- marci ad un’analisi statica si potrebbe dire che la percentuale di incremento di carico di lavoro potrebbe essere as- sorbita senza investimento di risorse innuoveattrezzatureorisorseumane. Poiché ad ogni risorsa umana inserita nel processo va attribuito un carico lavoro (in termini di tempo) per ogni singola attività svolta, i sistemi dina- mici sono in grado di calcolare i tempi complessivi del carico lavoro definito. Ipotizziamo, ad esempio, un carico di lavoro totale giornaliero di 1.200 minuti per le assistenti, ciò comporta che il numero di assistenti necessario è 2,5 quindi 3. Potrebbe essere che nel- lo studio siano attualmente presenti solo due assistenti e di conseguenza se voglio sostenere quel carico di lavoro non avrò bisogno di investire in nuovi riuniti ma invece dovrò incrementare di 1 unità il personale. Nelle note sono riportati alcuni dei software più utilizzati e la letteratura sullasimulazionedinamicanelsettore health care, inoltre alcuni link ai siti di aziende internazionali di consulenza organizzativa in tutti i settori dell’in- dustria, che utilizzano la simulazione dinamica quale protocollo per il De- cision Making Process; riporto questi link perché al loro interno vi sono Casi pratici (Case Studies) e pubblicazioni interne (White papers) con esempi pratici sull’utilizzo del metodo. Attualmente in Italia i software di si- mulazione dinamica sono utilizzati, come già anticipato, per sistemi com- plessi, esempi importanti sono: • Aeroporti di Roma (flusso passeg- (…) Non possiamo pretendere che le cose cambino, se continuiamo a fare le stesse cose. La crisi è la più grande benedizione per le persone e le nazioni, perché la crisi porta progressi. La creatività nasce dall’angoscia, come il giorno nasce dalla notte oscura. È nella crisi che sorge l’inventiva, le scoperte e le grandi strategie. Chi attribuisce alla crisi i suoi fallimenti e difficoltà, nega il suo stesso talento e dà più valore ai problemi che alle soluzioni. La vera crisi è la crisi dell’incompetenza, oltre che la pigrizia nel cercare soluzioni e vie d’uscita. Senza la crisi non ci sono sfide e senza sfide la vita è una routine. Senza crisi non c’è merito. È nella crisi che emerge il meglio di noi. Parlare di crisi significa incrementarla e tacere nella crisi è esaltare il conformismo. La soluzione è agire e cambiare. Finiamola una volta per tutte con l’unica crisi veramente pericolosa: il non lottare per superarla. Contatto per commenti, domande e suggerimenti per altre riflessioni: francesco.reale@outlook.it* *Quando mi è stato chiesto se avevo desiderio di scrivere un articolo, ho risposto di sì istintivamente, perché uno dei principi fondamentali in cui ho sempre creduto è la condivisione delle informazioni e delle competenze. Sedutomi poi davanti al foglio bianco ho cercato di mettermi nei panni del lettore e quindi capire quale articolo avrei voluto leggere su una pubblicazione diversa dal solito, vista anche l’eterogeneità del mondo dell’odontoiatria; alla fine, dopo lunga e profonda meditazione, ho pensato di scrivere una semplice riflessione libera sulla mia esperienza, sugli eventi economici esterni, sulla necessità di cambiare e su alcuni strumenti semplici che possono facilitare questo processo. Fig. 4 Fig. 5 - Software di simulazione dinamica Valumetrix™ di Johnson & Johnson. Fig. 6 - Software: FlexSim Healthcare™. geri all’interno della struttura). • Studio flussi nuova sta- zione di Bologna. • Call Center Vodafone. • Produzione Pirelli. • Progetti gruppo ENI. Studi specifici sulle strut- turesanitariecomplessein Europa sono stati effettua- ti in passato in Inghilterra e in Italia da parte di John- son & Johnson su alcune strutture diagnostiche di Padova, Piacenza, Ancona, Roma, Milano e Palermo. L’utilizzo di questi strumenti nelle strutture sanitarie degli Stati Uni- ti nell’ultimo decennio è diventata comune prassi: ogni cambiamento viene testato virtualmente prima di qualsiasi decisione definitiva e pri- ma di qualsiasi investimento. Nella mia esperienza di circa quattro anni nell’utilizzo di questi software all’in- terno di Johnson & Johnson, indi- pendentemente dalla possibilità di evitare sprechi di risorse, ho apprez- zato una caratteristica importante di questo strumento e cioè quello di essere un facilitatore del processo di cambiamento, perché disegnando il presente si verifica immediatamente l’aderenza a ciò che accade realmen- te e successivamente tutte le persone che fanno parte dei processi diventa- no essi stessi i suggeritori dei possibili scenari, quindi il cambiamento non è imposto ma condiviso. Cosa significa in termini di attività disegnare il presente di uno studio odontoiatrico:significamisurarenella pratica quotidiana ogni singolo even- to, quale ingresso del paziente nello studio, tempo di attesa, tempo di trat- tamento clinico; inoltre la misura vie- ne effettuata su ogni singolo processo parallelo, quale sterilizzazione, prepa- razione,preseimprontaecc.Lamisura varipetutaperalmenotregiorniopiù, a seconda della variabilità all’interno della settimana e quindi tutti i dati di ogni fase di ogni singolo evento ven- gonodigitatinelsistema.Unavoltapoi disegnati i flussi, i dati inseriti alimen- teranno la fase dinamica. Leimmaginiriportanolefasidiinseri- mento dei dati, di disegno della realtà virtualeeireportdeiKPIdoposimula- zione dinamica (Fig. 6). Vorrei concludere con un pensiero di Einstein che credo che ognuno di noi conosca in forme diverse e che in que- sto contesto potremmo intitolare: “La crisi è un’opportunità”. La bibliografia è disponibile presso l’Editore. L’articolo è stato pubblicato su Quaderni Odontoiatrici, n. 1, 2014.

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