Please activate JavaScript!
Please install Adobe Flash Player, click here for download

Dental Tribune Netherlands Edition

21Reportagedental tribune - netherlands editionoktober 2014 Mondzorg aarzelend onderweg met geprotocolleerd werken “Protocollen druisen in tegen het karakter van veel tandartsen” Tekst en foto’s: Ben Adriaanse Het woord valt in de mond- zorg steeds vaker en roept be- halve positieve ook veel nega- tieve reacties op: protocollen. Een zegen voor het vak, of een noodzakelijk kwaad door de ‘bemoeizucht’ van inspectie en zorgverzekeraars? Dental Tribune dronk een kop koffie met de twee drijvende krach- ten achter Rotocol, een ver- zameling online protocollen die is opgezet vanuit de jaren- lange ervaring opgedaan in Tandartsenpraktijk Vaerhorst te Rotterdam. In een tijd waarin de mondzorg te maken krijgt met toegenomen controles en kwaliteitsissues – denk aan de onaangekondigde bezoeken van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) en de kritische houding van zorgver- zekeraars – wordt het belang van geprotocolleerd werken veelvul- dig benadrukt. Het daadwerkelijk gebruik van protocollen is echter nog beperkt, ook al eist de IGZ dat afspraken voor de dagelijk- se praktijk aantoonbaar worden vastgelegd. Natuurlijk zijn er al- lerlei richtlijnen en voorschriften: zo kennen we de WIP-richtlijnen, de richtlijn stralingsbescherming en de praktijkrichtlijnen van de KNMT over bijvoorbeeld patiën- tendossiers en de spoedgeval- lendienst. Ook zijn er protocol- len over een specifiek aspect van de praktijkvoering, zoals de pro- tocollen over personeelsmanage- ment die RooTocol, onderdeel van Roovos (niet te verwarren met de online modules van Rotocol), aanbiedt. Daarnaast hebben veel praktijken zelf afspraken vast- gelegd in dossiers. Toch verstof- fen veel van die voorschriften in de kast en vindt de strekking er- van slechts beperkt zijn weg in de praktijkvoering. Autonomie Thea de Fonkert, praktijkmana- ger van Tandartsenpraktijk Vaer­ horst, kan zich wel voorstellen waar de kennelijke weerzin te- gen het gebruik van protocollen vandaan komt. “Veel tandartsen zijn gewend zelfstandig te wer- ken, vooral de oudere generatie, die met dat vooruitzicht aan de opleiding begon. Mede daardoor zijn ze een tikje eigenwijs en ver- anderen ze hun handelswijze niet graag.” Als tandartsen zich moe- ten houden aan een vastgelegde werkwijze – vaak niet eens door henzelf bedacht – kan dat voe- len als een inperking van hun au- tonomie als behandelaar. Zeker als het opstellen van protocollen hen bij wijze van spreken door de strot wordt geduwd. “Eerder dit jaar op Dental Expo vroeg ik een tandarts of hij geïnteresseerd was in onze protocollen,” vertelt Roderick Ton, oud-medewerker van tandartsenpraktijk Vaerhorst en nu onder andere verantwoor- delijk voor de ICT-organisatie rond Rotocol. “Hij reageerde als door een wesp gestoken: ‘Ik heb het helemaal gehad met die pro- tocollen!’ riep hij, waarna hij naar zijn collega’s liep en met een be- straffende vinger naar ons wees. Beter kun je de vijandigheid die er hier en daar tegen protocollen bestaat niet vatten.” Toch kan de mondzorg veel profijt hebben van het vastleggen van afspraken in degelijke proto- collen. Ze kunnen dienen als in- structie voor nieuwe medewer- kers en als geheugensteun voor het huidige personeel. Bovendien zijn ze zowel voor controlerende instanties als patiënten een ge- ruststellende bevestiging van de zorgkwaliteit. De ontwikkelingen van de laatste decennia hebben het belang van protocollen ver- der doen toenemen, constateert De Fonkert. “In een solopraktijk is de dagelijkse gang van zaken al moeilijk. Maar aangezien er steeds meer grote praktijken ont- staan met veel werknemers, kan de tandarts van nu simpelweg niet anders dan onderling dui- delijke afspraken maken en die vastleggen.” Rotocol Tandartsenpraktijk Vaerhorst was zo’n praktijk die rond de mil- lenniumwisseling door de groei- ende patiëntenstroom steeds meer medewerkers in dienst nam, mede ook door de oproep tot taakdelegatie in de mondzorg. Daarmee groeide de noodzaak voor het nauwkeurig vastleg- gen van afspraken. “Als tandarts heb je weliswaar een zelfstan- dige bevoegdheid, maar je wordt tegenwoordig gedwongen om in de breedte te organiseren. Dan kun je als tandarts alles zelf in je hoofd hebben, maar dat is uitein- delijk niet meer werkbaar en dan moet je toch zaken op papier zet- ten,” vindt De Fonkert. Daarom ontstond in de loop der tijd een set protocollen, die voortdurend werd herzien. De protocollen van Rotocol be- staan niet uit Worddocumenten die uitgeprint in mapjes zitten, zoals vaak gebeurt. “Op die ma- nier worden ze zelden geraad- pleegd,” aldus De Fonkert. Ro- tocol bestaat uit een besloten webomgeving waarin de modules live bekeken én herzien worden. Zo kan de gebruiker altijd bij de informatie die bovendien up-to- date is, want de modules worden regelmatig aangepast aan voort- schrijdend inzicht en aanpassin- gen in de richtlijnen. De protocollen zijn onderver- deeld in acht categorieën (zie afbeelding). Binnen deze cate- gorieën zijn de protocollen ge- structureerd met kopjes en uit- klapmenu’s om de lezer niet af te schrikken met onoverzichtelijke lappen tekst. Dat is niet zomaar gedaan. “Vaak zie je dat mede- werkers allerlei smoesjes beden- ken om de protocollen van de ei- gen praktijk niet te raadplegen. Met Rotocol vangen we daar een aantal van af: ze zijn laagdrem- pelig, altijd beschikbaar en niet onnodig moeilijk,” legt Roderick Ton uit. “Bovendien zijn de ken- nistoetsen achter de modules een speelse manier om met de stof te werken.” Dat de protocollen daadwerke- lijk worden gebruikt is cruciaal, benadrukt De Fonkert. “Ze zeg- gen weleens: ‘Met de infectie- preventieprotocollen ben je IGZ- proof’. Maar als je er vervolgens niet mee werkt, ben je dat zeker niet.” Meer dan een set protocollen Mondzorgpraktijken kunnen zich abonneren en in ruil voor een maandelijks bedrag onbeperkt inloggen op hun persoonlijke Rotocol-pagina’s. Maar de ser- vice gaat verder. Ton en De Fon- kert gaan altijd bij een nieuwe klant op bezoek om diens prak- tijk te screenen. Op basis daar- van beoordelen zij de situatie al- daar en passen zij de protocollen voor die praktijk in overleg aan. Als een praktijk de protocollen voor zichzelf iets anders wil, dan is dat mogelijk, zolang de wij- ziging in lijn is met de geldende richtlijnen. De protocollen zijn dus geen uniforme inhoud, maar maatwerk, benadrukt Ton. “Het is absoluut niet de bedoeling dat iedereen precies hetzelfde gaat werken. Wel starten we bij een basisprotocol. Je moet ergens be- ginnen en over kunnen praten.” Bij het bezoeken van andere praktijken voelen De Fonkert en Ton zich ook verplicht enige ver- antwoordelijkheid te nemen. Zij willen immers niet dat de inspec- tie een praktijk op de vingers tikt die de modules van Rotocol ge- bruikt. “Je schrikt soms van wat je aantreft,” vertelt Ton. “Zeker in het begin bleek soms veel be- geleiding van ons nodig om de praktijk volgens de richtlijnen op te zetten. Bij enkele klanten was de scheiding tussen schoon en vuil niet helder. Dat vinden wij echt niet kunnen. Zo zijn er al- lerlei basale zaken die verbazing- wekkend genoeg nog niet alge- meen gangbaar zijn. Bij sommige bezoeken dacht ik: we leven toch niet meer in 1950?” Verbazingwekkend, want het is toch welbekend dat de IGZ re- gelmatig bezoeken aflegt en di- rect ingrijpt als er iets mis is? De Fonkert: “Sommige tandartsen weten niet hoe ze het aan moe- ten pakken. Die denken dat ze alles zelf moeten doen, maar dat is tegenwoordig onmogelijk. De- legeren wordt dan het struikel- blok, want dat vinden ze moeilijk om te doen. Dus nemen ze de gok en hopen ze dat de inspectie niet langskomt.” De protocollen van Rotocol en de begeleiding erom- heen kunnen sommige tandart- sen net het zetje in de juiste rich- ting geven, denkt De Fonkert. Gat in de ‘markt’ Heeft de gemiddelde tandarts wel interesse in het aanbod van Roto- col, als men behalve de eventuele eigen protocollen ook de beschik- king heeft over allerlei richtlijnen en andere voorschriften? De Fon- kert: “Vergeet niet dat richtlijnen zoals de WIP-richtlijn geen pro- tocollen zijn. Het zijn voorschrif- ten over hoe een praktijk qua in- fectiepreventie opgezet moet zijn, maar ze geven geen concreet uit- sluitsel over de gang van zaken in een specifieke praktijk. Daar- voor zijn ze te algemeen, zodat een vertaalslag naar een werk- Thea de Fonkert werkt sinds vele jaren als praktijk­manager bij Tandartsenpraktijk Vaerhorst. Vanuit die rol is zij verantwoordelijk voor kwaliteit en beleid binnen de organisatie. Haar partner Aad- Kees van Kuijk werkt als tandarts in dezelfde praktijk. De Fonkert is mede-initiatiefnemer van Rotocol. Roderick Ton begon ooit bij de praktijk als stagiair en is nu verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van Rotocol. Na een scooterongeluk werd de Hagenaar gedwongen zijn studie tandheelkunde tijdelijk on hold te zetten, waardoor hij zich momenteel volledig op de organisatie rond de online protocollen kan concentreren. Niet voor niets is zijn naam terug te vinden in de bedrijfsnaam Rotocol. Thea de Fonkert (links) en Roderick Ton, drijvende krachten achter Rotocol. De startpagina van de besloten Rotocol-omgeving. Kort fragment uit de infectiepreventie-module. > lees verder op pagina 23 Met zoveel personeel móet je afspraken wel vastleggen

Pages Overview