Dental Tribune Édition Française

Dental Tribune Édition Française | Juin/Juillet 20146 Prenons une journée type, pour mieux comprendre. La journée commence Leoulesdentistesarriventainsiquelesas- sistantes dentaires. Celles-ci vont « mettre le cabinet en route » : sortir les instruments du thermo- désinfecteur, ensacher, préparer le bloc… La secrétaire arrive Une brève réunion appelée « clearing » permet de préparer la journée. Lesparticipantsàcetteréunionvontanaly- ser l’agenda du jour et les dossiers de chaque patient dont le traitement demande une at- tention particulière. Cela peut être d’ordre technique : –queltyped’empreinteallonsnousprendre ? (pick-upoupop-onoutransfertclipable) – le patient nécessite t-il du M.E.O.P.A ? – quel type de provisoire ? – etc… Cela peut-être d’ordre administratif : – Le devis est-il signé ? – Un acompte est-il versé ? – Les analyses de sang et l’avis du médecin traitant sont-elles à jour ? Cela peut-être d’ordre personnel : – Le patient a perdu un proche. Il faudra ma- nifester notre empathie. – Un heureux événement  : naissance, ma- riage, voyage, anniversaire – Etc.… Cettemiseaupointdedébutdejournéene doit prendre que quelques minutes. Tout a été préparé la veille ou l’avant-veille par l’as- sistante conseil-secrétaire, lorsqu’elle a sorti les dossiers. Nous avons conservé des dossiers « pa- pier »etdesdossiersinformatiques.Celares- sort de la même démarche que pour la ges- tion de l’agenda détaillé dans le Dental Tri- bune de février 2014. Le dossier papier constitue une « sauve- garde » permanente. De plus, lorsque vous prenez des notes devant votre patient, il vous voit le faire sur SA FICHE, et non sur un clavier derrière un écran. C’est une forme de personnalisation très importante. Je rajou- terai que sur le plan médico-légal le dossier papier écrit de votre main constitue une preuve. En effet il est impossible d’intro- duire des entre-lignes après coup ! J’ai de nombreuses fois dans ma carrière étonné mes patients sur l’antériorité des soins pro- digués, le patient pensait avoir réalisé les traitements « il y 4/5 ans ! » et en fait c’était plusde10ans.Leurmontrerladatesurvosfi- ches papiers est très convaincant et sans commentaire.Sauflevotre :« voyezj’aibien travaillé, vous n’avez eu aucun problème pendant 10 ans ». Lors de cette préparation : – La secrétaire aura surligné au fluo rose toutletravailquidoitarriverdel’extérieur (des prothésistes) ainsi, lorsque l’assis- tanteétudierasonplanningdulendemain elle pourra pointer facilement si la pro- thèseaétéenregistréeouestencoursdeli- vraison. – Pourdelachirurgie,elledoitcontrôlersiles prémédications ont été délivrées. – Lorsqu’elle joindra le patient pour lui rap- peler son rdv soit par téléphone soit par SMSellelerappelleraetvérifieraqu’ilabien pris le traitement. Chaque acteur de cette réunion reçoit un planning journalier (impression de l’agenda électronique) qu’il peut annoter et qu’il affi- cherasousblisterpouryfaireréférenceentre chaque patient. Bien sûr rien n’empêche, bien au contraire, de faire cette réunion autour d’un petit café ! Chacun part à son poste ! Le premier pa- tient est installé au fauteuil (ligne bleu et orange de la fig. 1). Vous constatez par contre que, pendant cette réunion et lors de l’installation du premier patient, le standard télépho- nique est fermé (ligne rouge). C’est très important ! Pour le bon déroule- mentetl’efficacitédecetteréunionmatinale, de même que pour un bon démarrage de la journée. Celaseraencoreplusutileàceuxquiconti- nuentdetravaillerqu’avecuneassistante,en attendantaprèslalecturedecelivre,dedeve- nir convaincu de s’adjoindre une seconde as- sistante à profil plus secrétariat. Il peut être intéressant de mettre en place une alternance de poste entre les deux assis- tantes qui vont intervertir leur rôle entre le fauteuil et le secrétariat. Cela donne plus de polyvalence lorsqu’il n’y a qu’un praticien. Par contre, dès 2 praticiens le poste de se- crétairedevientuneexigence,etl’alternance peutêtremiseenplaceentreles2assistantes fauteuils qui sauront ainsi travailler avec les 2 praticiens. Toutefois,lesassistantesfauteuilsdevront avoir1minimumdeformationausecrétariat pour pouvoir en cas de vacance du poste de secrétariat surseoir à cette absence. Letravailfauteuildoitimpérativements’ar- rêter et le standard être fermé. Ainsi l’assis- tantefauteuilpeutmettreenroutelethermo désinfecteurquiaétéchargéaufuretàmesure desfinsdetraitement,rangerlastérilisationet réapprovisionner les plateaux. Pendant ce temps,l’assistantesecrétaires’occupedu/des derniers patients, le praticien peut s’occuper desrappelstéléphoniquess’ilyalieu. C’estlapauserepaspourl’ensembleduper- sonnel. Dans l’aménagement de votre cabinet ac- tuel ou futur il serait important de prévoir une zone de repos, repas et pause café. C’est un lieu de vie où s’installe des rap- ports conviviaux. Les aménagements doi- vent être fonctionnels : réfrigérateur, micro- onde, une table, des chaises, un peu de vais- selle, une télé ! Pourquoi pas ? Ne mettez pas ce lieu dans une pièce borgne. Au contraire il fautqu’ilsoitouvertsurl’extérieur,conforta- ble, propre et facile à entretenir. C’est de la qualitédevie !Etelleinfluepositivementsur l’ambiance au travail. Les assistantes reprennent leur travail. Le thermo désinfecteur est vidé et les instru- mentsmissoussachetetplacésdansl’auto- clave. Mettre en place tous les matins une « mini-réunion » du staff. ORGANISATION Une journée au cabinet dentaire Le bon fonctionnement d’un cabinet dentaire repose sur un ensemble d’objectifs à at- teindre. Nous vous proposons un exemple de chronologie d’une journée type afin de l’adapter aux habitudes de fonctionnement ainsi qu’aux possibilités humaines et maté- rielles de votre cabinet. A vous de jouer ! Fig.1: Les différents horaires du cabinet.Illustration des 4 zones de travail: – en bleu,le travail au fauteuil,la porte est ouverte, – en orange,les heures de travail des assistantes, – en vert,les heures ou l’on répond au téléphone, – en violet,les heures où le standard est clos,le répondeur prend le relais. 8h 8h308h35 9h 12h 12h30 13h30 14h 18h 18h1518h30 19h Briefing Praticien : présence au fauteuil en pointillé possibilité de rajouter des rdv Assistante : présence au cabinet En pointillé : vidage du thermo-désinfecteur Secrétaire : présence à l'accueil Standard fermé Une journée type : Viktoria Kazakova/Shutterstock.com