Dental Tribune Édition Française

Principe N°4 Créer un carnet de rendez-vous avec des mo- dules de dix minutes L’unité de temps Les modules de temps les plus pratiques sont de 10’. Cela ne signifie pas que les rendez-vous doivent durer 10’ mais des multiples de 10’ (40, 60,70,...130) Principe N°5 Nejamaisdonnerplusd’unrendez-vousàlafois. (Fig. 6) Dans notre société, plus nos patients sont en charge de responsabilités, plus les occa- sionsderepousser,retarderououblierunren- dez-vouschezledentistesontnombreuses. Conclusion: ne donner qu’un rendez-vous à la fois. Cela désengorgera votre carnet de rendez-vous et le libèrera de ses « verrues ». La gestion des rendez-vous Un seul rendez-vous à la fois Le plan de traitement ou « To do List » C’est l’ensemble des soins (traitement pro- thétique, implantologie, parodontologie, or- thodontie) nécessaires à un patient. Une « To Do List » se distingue d’un agenda par le fait que ses éléments ne sont pasliésàunjourouuneheurespécifiqueou à une durée. Leplandetraitementvas’établirsoitàl’oc- casion du premier rendez-vous soit lors d’une consultation de contrôle. Dans notre cabinet nous consacrons 40’ pour cet examen, qui comprendra un bilan clinique, un statut radiographique (panora- mique+ rétro alvéolaires), des photos, des moulages si nécessaire. Et en fin de rendez-vous un débriefing sommaire avec une appréciation de l’enve- loppe budgétaire (à l’excès) verbale. La fiche de liaison ou mini « To Do List » Achaquefinderendez-vous,vous,ouvotre assistantetranscrivezlesacteseffectués,c’est bienetindispensablemaiscequil’estencore plus c’est de programmer et de transcrire les actesàvenir.Vousleferezsurunepetitefiche ou sur votre ordinateur et donnerez un temps pour chaque acte en vous référant à votre fiche «durée des actes»(Fig. 7) La planification C’est l’organisation dans le temps de la ré- alisation d’objectifs. A chaque acte on attri- bue une durée moyenne d’exécution et la ré- partition de ces derniers de manière straté- gique et chronologique (reprise du traite- ment canalaire si nécessaire puis réalisation delacouronne).Lemieuxestdechargervotre assistante de cette tâche pendant quinze joursenvironetvousconstaterezqu’ilexiste une régularité dans la durée de nos actes. Ilfautdoncattribueruneduréemoyenne pourchaqueacteetfaireunrecensementde tous les actes habituellement pratiqués dans votre cabinet. (Fig. 8) Plus vous détaillerez, meilleure sera votre évaluation du temps de travail pour chaque acte. Prenons un exemple simple d’un compo- site deux faces sur une dent antérieure avec une stratification à 2/3 teintes, le temps moyen (hors anesthésie) est de 10 mn. Nous allons donc prendre comme durée moyenne pour ce rendez-vous : – 5’pour l’installation du patient – 5’pour l’anesthésie – 10’pour le soin – 5’pour la désinstallation et les civilités – D’ou un total de 25’(Fig. 9) Principe N°6 Ne pas créer d’îlotage dans le carnet de rendez-vous L’îlotage c’est donner un rendez-vous à l’a- vance dans un carnet vide et ainsi créer une entrave à toute organisation et surtout il bloque la possibilité de placer un grand ren- dez-vous. L’ilotage commence souvent avec unrendez-vousdonnéplusdequinzejoursà l’avance. Il va agir comme un aimant qui ag- glutine les rendez-vous autour. (Figs. 10 & 11) Principe N°7 Un temps moyen est attribué à chaque type d’acte et une liste est éditée (Figs. 8 & 12) Aufauteuillesactessontsouventrépétitifs et il est aisé de les chronométrer et d’en éta- blir une liste avec une valeur moyenne. Dans l’industrie, une technique très vi- suelle permet de gérer la valeur ajoutée des actions : Les Graphiques de Yamazumi (mot japo- nais signifiant pile ordonnée) (Fig. 13) Dansungraphique«Yamazumi»,lestâches exécutées à un poste sont représentées sous forme de rectangles dont la hauteur est pro- portionnelleautempsnécessaireàleurexécu- tionetlacouleurdechaquerectanglecodéese- lonletraditionnelvert-orange-rouge. Ces graphiques permettent une analyse d’unrendez-vousouchaqueétapevaêtredé- taillée et où on va les classer en : – VERT:actesàvaleurajoutée,pourlecabinet dentaire = soins. – ORANGE : tâche sans valeur ajoutée mais non supprimable, car nécessaire, installa- tion, désinstallation, anesthésie. – ROUGE tâche sans valeur ajoutée, gaspillage supprimable sous conditions : répondre au téléphone, devoir aller cher- cher une instrumentation. L’empilement des tâches est chronolo- gique : la première tâche se trouve au bas de lapile,lasuivantepar-dessusetainsidesuite. On peut établir ce type de graphique pour tous les postes du cabinet dentaire. Utilisés sousformedetableauxavecdespapierscolo- rés,lesgraphiques« Yamazumi »permettent 7Dental Tribune Édition Française | Février 2014 ORGANISATION Unités de temps: minutesemptdeitésUn sutemins: Fig.10:Lamauvaiseméthode:envoicil’illustration. Fig.11 : La bonne méthode Fig.6 Fig.7 Fig.8 Fig.9 Temps Il est intéressant rendez-vous en graphiques empilés de Yamazumi. Les zones rouges peuvent et doivent être éliminées. Le praticien ne doit prendre aucun appel téléphonique et instruments disponibles. sueiqphgra -vouzderen téreinestIl ésilemp ens-vou tssantére nd neneticirap néimiélêtre nt et doiuvepe es rozon zumiamaYYade sueiqphgra sempTTe l itodne Lees.né tvennt et doi esuges ro sLe.zumi ésilemp emp blnispodi strumenin iqonphtélé ucure andpre es.bl tsstrumen etueiq lpeapnucu Fig.13: Ces graphiques permettent une analyse d’un rendez-vous où chaque étape va être dé- taillée. Fig.12