Dental Tribune Hispanic and Latin American Edition

DENTAL TRIBUNE Hispanic & Latin AmericaPanamá26 El propietario de la clínica es el res- ponsable de establecer las directrices y las metas de producción diarias, semanales, mensuales y anuales del consultorio. Uno de los aspectos más importantes de cualquier clínica es la programación de las citas, lo cual, si bien suele estar a cargo del perso- nal auxiliar, es finalmente también responsabilidad del propietario. 5. Programacion de citas. La progra- mación de citas es un factor crítico y muy complejo que presenta muchos retos. Obviamente, debe responder a las necesidades de producción de la empresa y a las necesidades físicas de los pacientes y del odontólogo, donde juega un papel clave la agita- da vida de éstos. La meta diaria de producción debe estar basada en las necesidades mensuales de producción/cobros de la empresa. El monto mensual de producción y cobros se divide entre los días laborables de cada mes. Por ejemplo: 5.000.00 entre 20 = 250.00. El resultado es la meta diaria de pro- ducción. Una clínica que cuente con un asistente dental debe producir un mínimo de 140 consultas mensua- les, tomando en cuenta el horario disponible y trabajando 5 días sema- nales. Si usted se organiza y se programa cumplir con esa meta, la alcanzará la mayoría de las veces. Los días en los que cumple sus objetivos se traducen en meses en que alcanza sus metas. Evite el efecto «montaña rusa» que produce altibajos primero en días y luego en meses. Una programación efectiva le proporcionará estabilidad a su empresa y le aliviará el estrés. Para evaluar la efectividad del siste- ma de programación de citas, plan- téese las siguientes preguntas: • ¿Cuán anticipadamente está la clí- nica llena? • ¿Cuándo puede programar a un pa- ciente nuevo? • ¿Cuándo puede programar un caso estético o una rehabilitación exten- sa? • ¿Cuándo puede programar la profi- laxis de un paciente? • ¿Puede ver a un paciente con en- fermedad periodontal rápida y regu- larmente? • ¿Se atrasa con frecuencia? • ¿Delega responsabilidades (toma de radiografías, modelos diagnósti- cos, sellantes, instrucción de higiene oral, remoción de suturas, etc.) a la Asistente Dental? • ¿Está usted exhausto al final del día porque ha atendido a muchos pa- cientes? • ¿Son los días fluidos y productivos? • ¿Las dificultades de programación le producen con frecuencia estrés? No hay razón para no mantener un control efectivo de las citas. Es un sistema desafiante y difícil, pero puede y debe desarrollar la capaci- dad para dominarlo. Si este sistema no funciona al 100%, su clínica no tendrá éxito. 6. Citas no cumplidas y/o cancela- das. ¿Conoce las razones por las que los clientes cancelan citas? Es conve- niente que lo averigue. Debe docu- mentar cuántas citas se incumplen o cancelan, si se está reprogramando a estos pacientes, si el libro de citas está lleno de espacios vacíos. Sólo monitoreando estos factores crí- ticos puede obtener los datos reales para realizar los ajustes necesarios. A todo paciente que incumpla una cita se le debe llamar, investigar la razón y se le debe recordar la política de la clínica. Además, se le deben re- cordar los beneficios de cumplir las citas y que en la siguiente ocasión se le cobrará si incumple. Una tarifa aceptable por citas no cumplidas y/o canceladas es el 20%. Establezca un cargo fijo por el incumplimiento de citas, similar a las penalidades que imponen hoteles y aerolíneas cuan- do no se cumple con una reserva. 7. Aceptación del caso. Es obliga- torio hacer plan de tratamiento in- tegral a todos los pacientes. Para mantener el flujo de pacientes que la clínica requiere, es vital darle un se- guimiento cuidadoso mensual a los pacientes con tratamientos pendien- tes. Esto a su vez le permite evaluar varias áreas cuando usted monitoree este factor crítico de su clínica, como son las siguientes: • Podrá determinar los resultados de las presentaciones de casos, es decir, el cierre de ventas de sus servicios. ¿Le están aceptando los tratamien- tos recomendados? La tasa normal o saludable es de 80 a 90%, aunque lo ideal es de 95 a 100%. Si su tasa mensual de aceptación no llega al 80%, tiene que mejorar sus presen- taciones y por consiguiente, la pro- ductividad de su clínica. • ¿Cuán efectivo es el seguimiento de los pacientes diagnosticados que no han aceptado aún el tratamien- to? ¿Y cuántos de esos pacientes se están reactivando? El fundamento de la clínica es el diagnóstico inte- gral cuidadosamente documentado, excelentes presentaciones de caso y el seguimiento constante. Estos tres factores están directamente relacio- nados entre sí. 8. Examen periódico y profilaxis. El control preventivo periódico de la higiene oral es la savia que mantie- ne con vida a todas las clínicas. Es, además, la forma en que ayudamos a nuestros pacientes a mantenerse saludables, evitándoles sufrimientos futuros y gastos dentales innecesa- rios. Durante estas citas, no sólo se debe ofrecer educación sobre el co- rrecto cepillado y uso del hilo dental, sino incidir y explicar cualquier tra- tamiento restaurador previamente diagnosticado. La asistente dental —que suele desa- rrollar una relación de confianza con los pacientes— puede además expli- carle nuevas modalidades de trata- miento o conversar sobre nuevas pre- ocupaciones desde su última visita. Existen múltiples factores críticos en este sentido. A continuación, al- gunos de los que debe monitorear y evaluar: • ¿Cuántas profilaxis realiza a diario, mensual y anualmente? • ¿Qué porcentaje de la producción bruta de la clínica proviene de pro- filaxis? • ¿Qué porcentaje de pacientes acti- vos participan en el programa de hi- giene, profilaxis o control periódico? • ¿Qué porcentaje de profilaxis es te- rapia periodontal no quirúrgica? El porcentaje normal de recurrencia a la clínica para un control periódico es de 30 a 35%. Los 12 factores críticos del negocio de la odontología (2) E ste es el segundo artículo de una serie de tres sobre los factores crtíticos en la administración de la clínica odontológica, en los que el profesor Sanmartín Jr. le ofrece consejos para que su consulta prospere. Por Juan B. Sanmartín Jr. El Dr. Sanmartín es profesor de Ad- ministración de la Práctica Dental en la Escuela de Odontología de la Universidad La- tina de Panamá y conferencista a nivel internacional. Contáctelo en: jbs2513@hotmail.com. San Giorgio Maggiore, la isla Giudecca y la iglesia de la Zitelle, de Francesco Guardi. ©LeedsMuseumsandArtGalleries