Dental Tribune Chinese Edition

3. 项目团队 在现代项目管理的发展过程中，人力 资源已经成为项目最基本、最重要和最具 创造性的核心资源和第一元素，它直接影 响项目目标的顺利实现。很多项目不成功 的重要原因就在于，项目管理者没有很好 地认识到有效的人力资源管理在保证低成 本、快速度和高质量完成项目的过程中能 起到重要的整合作用。而构建一个高效的 项目团队则是项目人力资源管理的中心任 务，也是决定项目成功的关键。 高效的项目团队的特征是：有明确 清晰的项目目标：有相关的角色技能： 良好的沟通和高度的相互信任：良好的 内外部支持等。 • 在项目中始终以客户为中心 在久汇齿科的项目实践中，通过交付 物的形式将项目的总体目标分解为多个团 队的目标。要求各部门发扬团队精神，首 先做好自己本部门的工作，然后按照互为 用户的观点为上下工序和部门提供服务， 以项目总体计划的要求为目标，个人服从 所属团队，部门小团队服从项目大团队， 用团队精神统一项目组全体成员，用团队 精神统一各责任部门。 •与外方专家精诚合作 我们按照久汇齿科的合作理念，学 习他们在专业上的长处，工作上积极沟通 与配合，在生活中尊重他们的相关风俗习 惯，充分发挥中外团队合作的力量。 •定期进行团队活动 在久汇齿科的项目管理实践中，一个 良好传统是每一个团队都有自己的团队建 设经费，用于团队建设发展，团队成员定 期举行一些团队活动，如聚餐、旅游等， 加强成员间了解，有效地使团队成员得到 充分的沟通。 •将项目相关人员纳入团队中来 久汇齿科在项目团队中采用并行工 程，扩展项目团队的含义，让所有的项目 相关人部参与到开发工程中。团队成员从 项目开始就参与项目计划制定，使项目组 成员更好地理解项目的目标。 ．共同工作解决冲突和问题 在久汇齿科大力推进团队工作方式， 日常工作中以团队自主活动方式去发现或 解决问题，敢于将问题及时暴露出来，不 隐瞞问题，出现问题时以团队合作精神先 解决问题，再查清责任人。在团队建设 中，快捷而有效的沟通、合作对于加快 完成项目是及其重要的。 4. 项目计划 项目计划是为完成一个目标而进行 的系统任务安排和开展项目管理的基准 和依据，所以建立一个完善的计划对项 目目标的顺利实现非常关键。在项目周 期的每个阶段都要制定计划来为下一个 阶段做准备 久汇齿科的进度计划制定是将所有 项目需求转变为一套有逻辑、有顺序的 经过协商的活动。这种经过严格定义的 活动在久汇齿科被成为交付物。所有交付 物的全体将构成整个项目的计划。每个交 付物对该项活动的名称、描述、目的和要 求，前序活动和后续活动，本活动开始及 结束的时间，本活动的责任人及客户等有 严格的定义。 成本计划完成后，在项目实施中项 目组实施中项目组按照95％的总成本作 为控制目标。 5. 风险和机会 项目的过程中，伴随各种各样的 风险，有自然风险、经济风险、技术风 险、政治风险、社会风险等。未能对风 险进行有效的管理将不可避免地导致部 分或全部目标的失败。风险管理的益处 是：更好地预测项目的可能性成本、增 加计划的确定性、降低成本、从多个替 换方案中选择最优的解决方案、将有关 风险分配给最能够管理它的一方。机会 管理的益处是：战略机会可以协助我们 发现新的市场或新方法，战术机会可以 使我们提高对项目流程的管理、减少不 必要的活动、缩短项目进度、减少项目 成本等。 久汇齿科的每个项目组中都有一个 风险数据库，从风险识别出来就同步进行 风险可能性及影响度分析来确定风险的紧 急程度，同时该风险进入风险监控状态： 如需采用风险规避措施就进入风险规避状 态：当风险发生后，执行应急计划，进入 应急状态：当风险消除后，该风险在数据 库中注销。 6. 项目控制 所有的控制系统都应具有以下五 个元素: a.要控制的事情:必须根据性能标准 进行控制的功能 b: 控制标准:被批准的性能标准： c:控制权限:被授权实施标准和批复例 外的人或组织： d:控制机制:衡量是否遵循守标准的 讨论会或方法： e:差异标准:对控制过程的缺陷的识 别,或对标准违背的识别. 在企业项目管理中,有许多需要控制 的因素.有公司层面的控制如项目投资、项 目关键交付物进度、项目的范围等因素． 这些在公司层面的标准化流程中进行规 范：有部门层面的如设计图纸的更改等， 需要在项目中建立相应的控制流程， 久汇齿科的目视化系统是分层次出 现，每月进行各项目的高层审核会议， 通常由项目经理全面介绍项目发展的健 康状况，项目经理可以藉此机会向高层 管理层提示坏信息、潜在风险、应急计 划或纠正措施，以及任何额外的资源需 求以引起他们的注意.每两周由项目管理 办公室汇总各项目的一页纸报告，报告 项目的状况、风险及提请高层管理层关 注的问题.。 8. 项目状况 在久汇齿科的项目管理实践中，通 过对交付物的实时跟踪，通过各种符号 表示项目状况，“打叉”表示交付物的状 况不明，这是最差的一种状况：“打勾”表 示预计交付物可以按时送达：“圆圈”表示 进度重新调整过并得到批准：“五星”表示 交付物活动已开始并在进行中：“白圈中 打叉”表示交付物按计划尚未开始： “减 号”表示活动己结束：“斜杠”表示此交付 物不适用于本项目。在每周的项目会议 上，各交付物的责任人先自评，然后由 客户部门评议。当出现“圆圈”状态时责 任部门需提出纠正措施，出现"打叉"时,医 务人员必须向职能经理提出质询，必要时 上报主任。 久汇齿科的纠正措施的原则时强调 纪律性,在项目会议上对交付物圆圈的问 题的纠正措施进行重点评审,调动团队的 力量来解决问题,推动项目返回到项目计 划轨道上来. 9. 项目领导能力 领导是指为了达到某种特殊的目 的，在各种情况和各种交流过程中，人 与人的影响，协调能力，激励能力，人 际交往能力。 治疗方案开发流程 久汇齿科创建了一套口腔医疗临床 治疗和管理流程。因为项目管理最早运 用于工厂或工程上.对于医疗的操作原则 来说,大家都好把握,因为所受的教育的理 念一致.但是在运用的时候,往往不能控制 所产生的效果.即:只能解决已经发生的医 疗纠纷,或者做一些系统的培训.至于,最 后的效果如何,大家不能量化.久汇齿科就 是在多年的管理经验上,将临床的常规的 操作流程量化,并且在管理上通过工业化 方式来控制.使人为的感性的管理变得透 明化.从各方面的考核中,也使得医生护士 的绩效考核变得简单.每个人都能自我平 衡.公司项目管理的最高层一公司的执委 会负责，项目组中各部门项日经理作为 部门在项目中的代表以各个交付物作为与 项目总监签署的合同在规定的时间、预算 内完成。而作为项目办公室派往各个项目 组中的项目组中的项目管理专业人员负责 监控各交付物的状态，设置各种状态标识 号，利用计算机软件的WEB方式进行信 息沟通及整合，作为项目管理办公室负 责维护并监控、优化整个项目开发流程并 进行风险控制。该流程中对各交付物进行 了详细定义，并进行编号管理，提供各交 付物的模板。 关于项目管理方法的系列文章到这 里就告一段落了。希望能对广大牙医同 仁能有帮助。管理的技能不仅来自于理 论，也来自与实践。笔者也希望广大读 者通过自己的实践总结出更多经验，大 家一起交流。 诊所管理8 www.dentistx.com 项目需求、组织机构、项目团队、 项目计划、机会与风险、项目目视化、项 目控制、项目状况、纠正措施及领导能力 十大元素构成了企业项目管理完整的工具 箱，它涵括了企业项目管理在项目操作层 面上需要考虑的全部元素，在久汇齿科的 项目实践中，对应每种元素，逐步摸索总 结出相应的适应企业特点的能够行之有效 的技术和方法，解决了项目管理在具体执 行过程中的应用问题，有力地指导了久汇 齿科的项目管理工作。 1. 项目需求 著名学者Crosby对于质量的定义 是“同需求保持统一”。从这个意义上说， 需求管理正是从质量出发以确定需求。优 秀的需求管理提高了这样的可能性；它使 最终产品更接近于解决需求，提高了用户 对产品的满意度，从而使产品成为真正优 质合格的产品。从这层意义上说，需求管 理是产品质量的基础。 有关统计表明，以往失败的项目30％ 是由于需求分析的不明确而造成的。 久汇齿科对于需求管理是采用系统 工程的方法通过项目计划书(planbook)及 CR／DN（变更管理流程）来进行的。 在项目选择阶段及可行性研究阶段， 从用户需求开始，通过对用户需求进行调 整、增加和减少形成一组必须要满足的条 件，使用户需求转换成系统功能和性能需 求，之后权衡设计概念来确定可以满足系 统需求的最佳概念。 非常重要的—点是项目需求的形成 及变更必须严格遵循批准流程，即使是 高层的要求变更，也必须严格依照流程， 否则需求变更是难以控制的。在项目生 命周期的全过程中，需求这个关键元素 始终被关注。 对于一个企业将项目管理提升到企业 核心能力，以企业战略为基础，企业文化 及标准化为支柱，项目生命周期为核心内 容构筑起企业的项目管理体系后。 2. 组织 项目组织设计是项目组织总体结构 的设计，其目的就是将个体和群体作为 一个整体整合在—起，以促进组织高效的 工作，项目组织的设计不但要确保团队的 工作效率，还要考虑项目利益相关者的利 益，同时要满足具体环境的不确定性、项 目交付物本身的内容及特点，以及还要动 态考虑项目的生命周期特点，在不同的项 目阶段由于工作任务的不同，项目组织的 特点也不同。 职能型项目组织适于那些注重技术的 使用深度，而不是关注降低成本、满足特 定的进度要求、提高对环境变化的反应速 度的项目，对那些通常由职能部门使用的 设备和场所进行大量投资的项目，也采用 这种组织形式。 久汇齿科在招聘中吸引了许多优秀 人才，在项目中充分考虑员工作为个体 的精神和物质的需求，通过鼓励成员参 加项目的决策制定，明确他们的权力、 义务和责任，在项目工作中充分授权， 从根本上调动员工的积极性、主动性和创 造性潜能为实现项目目标努力，人本管理 的理念在久汇齿科的项目管理工作中得以 充分的体现。 项目管理方法在私立口腔医疗机构管理中的应用(6) ——北京久汇口腔诊所为例 张 智 眉 ， 修复科主治医 师，北京久汇 口腔诊所负责 人。 1997年 毕 业于华西医科 大学口腔医学 院，具有口腔技师，口腔医师， MBA管理资格认证；美国牙医协 会会员，国际种植牙专科医师协 会和修复医师协会会员。《That’s Beijing》杂志的修复美学英文专 栏2009年写作者；《Global Times 》以及《妈妈宝贝》等刊物的牙医 专栏写作者。 作者信息 ＭＢＡ强调“做正确的事”，重于决策； 项目管理强调"正确地做事"，长于执行。 五步法项目报告 项目编号 活动 IV车的供应商定点 状态 W- 交付物编号 441 小组 责任人 XXX 项目组责任 人 XXX 批准状态状态 W－ 影响的开发小组 所有 发布日期 2006-1-19 评审日期 2006-3-19 识别(定义事项/历史) 原定点时间：2005-3-19 调整为：2006-3-19 分析(原因/根本原因) 3个主要原因：（1）推迟（2）不完整（3）谈判拖延 计划（长期/短期） 开发小组重新评估 执行（行动状态） 重新评估新的进度，风险评估，对各个项目组织的日期重点跟踪。 评估（验证） 3月19日，重新全面评审 Henry Fayol (1916) 近期的衍 生元素 Kenin的10个管理 元素 展开的基本原理 主要焦点 组织 计划 控制 协调 指挥 组织 人员安排 计划 控制 指导 需求 需求确认是项目的开始，并启动着项目的 进行，需求管理的失败是项目失败的主要 原因 阐明事前反应 的态度 组织 项目团队 每个项目团队都是新组建的，它还包含了 外包的成员 计划 机会和风险管理 在项目环境中经常被忽视，也是项目失败 的主要原因 项目控制 在监控时经常实施不当，许多失败的原因 时缺乏适当的控制 项目目视化 必须设计和实施目视化系统，以使所有的 项目相关人知悉项目进展情况 差异控制 事后反应 项目状况 与较典型的活动报告想反，是项目进展和 差异的硬性考核 纠正措施 为了回到机会上所采取的创新措施 领导能力 激活团队的活力，成功实现计划 激励 表2：Kevin 扩展了模型,确定了10个项目管理因素。 表1：五步法纠正措施报告。